不管是BEC考試的寫(xiě)作部分還是日常工作中，收發(fā)英語(yǔ)郵件都是很常見(jiàn)的，一個(gè)有邏輯有順序的郵件才能讓收件人正確理解自己的意思，所以好好組織自己的郵件內(nèi)容在英語(yǔ)郵件寫(xiě)作中非常重要!今天來(lái)說(shuō)說(shuō)商務(wù)英語(yǔ)郵件格式以及如何寫(xiě)好它。
Writer purpose
首先表明你寫(xiě)郵件的目的
當(dāng)你寫(xiě)郵件的時(shí)候，你需要表明寫(xiě)作目的。因此在郵件開(kāi)頭，你可以通過(guò)這個(gè)句子來(lái)闡述自己的目的。
I am writing to (+ verb)
這里給大家一些建議：
I am writing to
ask for further details about ...了解……更多的細(xì)節(jié)
inform you that my new address is …告訴你我的地址是……
complain about your customer service. 投訴你的客戶服務(wù)。
say thank you very much for all your hard work. 感謝你的辛勤工作。
apply for the job as Teacher of Maths at your school.申請(qǐng)貴校數(shù)學(xué)教師的職位。
Paragraphs
段落的安排
以下幾點(diǎn)是安排段落的時(shí)候需要注意的：
Emails are easier to read if the writer uses paragraphs.
分段的郵件更加易讀。
A paragraph in an email is often two or three sentences long.
每段通常在2-3句話的長(zhǎng)度。
Each paragraph starts on a new line.
每段話都要從新起一行。
When you start writing about a new topic, you can start a new paragraph.
當(dāng)你要提及一個(gè)新的話題的時(shí)候，可以考慮重起一段。
那具體怎么操作呢?分為五個(gè)步驟來(lái)給大家詳細(xì)講解：
A
Paragraph 1
Greeting
Business email的開(kāi)頭都需要一個(gè)greeting或是問(wèn)候，最常見(jiàn)的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
B
Paragraph 2
Reason for writing
在進(jìn)入信件內(nèi)文之前我們通常會(huì)先告知收信人這封信件的重點(diǎn)或目的。
I am writing to inquire …
我寫(xiě)這封信想詢問(wèn)…
I am writing in reference to …
我寫(xiě)這封信是關(guān)于…
在回覆信件的時(shí)候，可以這樣說(shuō)：
Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動(dòng)聯(lián)絡(luò)我們…
這邊的in reference to還有regarding都是是「有關(guān)」或「關(guān)于」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語(yǔ)的用法。
口語(yǔ)：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
C
Paragraph 3
Request
再來(lái)就是信件的內(nèi)文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫(xiě)商業(yè)信件的時(shí)候內(nèi)文要簡(jiǎn)單明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長(zhǎng)的信吧!
記得也要注意正式信件里我們不會(huì)把一個(gè)句子全部大寫(xiě)，不過(guò)可以用粗體讓重點(diǎn)句子比較明顯。
錯(cuò)誤用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
正確用法：Please review the attached documents thoroughly.
請(qǐng)仔細(xì)檢視附件。跟附件相關(guān)的用法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已于信末夾帶檔案內(nèi)附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請(qǐng)參閱附加檔案內(nèi)之服務(wù)相關(guān)報(bào)價(jià)。
D
Paragraph 4
Other news
信件內(nèi)文的最后一部分通常會(huì)感謝收信人或解釋下一步是什么。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
若您有任何問(wèn)題或疑慮，請(qǐng)不吝與我聯(lián)系。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時(shí)間。
I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。
E
Paragraph 5
Other news
再來(lái)就是信件的結(jié)尾，會(huì)有sign off和signature block，sign off要注意只有第一個(gè)字需要大寫(xiě)!下面提供一些最常看到的sign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其實(shí)比較少人會(huì)用Best regards，它并不能算很正式，所以大多數(shù)的人會(huì)用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。
Sign off后面要接signature block，這個(gè)包括你的姓名( name )、職稱( title )、公司( company )、聯(lián)絡(luò)資訊( contact information )等。
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
最后!寫(xiě)完email 之后也不要忘記要檢查有沒(méi)有文法或拼法的錯(cuò)誤!
大家可以根據(jù)以上五個(gè)步驟，自己嘗試寫(xiě)一封商務(wù)英語(yǔ)郵件。關(guān)于商務(wù)英語(yǔ)郵件格式如果大家還有哪些疑問(wèn)的話，可以來(lái)這里繼續(xù)學(xué)習(xí)。如果您對(duì)英語(yǔ)學(xué)習(xí)感興趣，想要深入學(xué)習(xí)，可以了解滬江網(wǎng)校精品課程，量身定制高效實(shí)用的個(gè)性化學(xué)習(xí)方案，專屬督導(dǎo)全程伴學(xué)，掃一掃領(lǐng)200暢學(xué)卡。
